Plusieurs facteurs peuvent justifier le non-paiement des factures par un client. Il peut s’agir de difficultés financières, d’une négligence, d’un litige et parfois même, d’une mauvaise volonté. Heureusement, en tant qu’entreprise, la loi met plusieurs moyens à votre disposition pour récupérer votre dû. Voici ce que vous devez faire si certains clients tardent à régler entièrement leur facture.
Les relancer
En cas de facture impayée d’un de vos clients, la relance écrite est le premier moyen administratif dont vous devez user pour déclencher une réaction de sa part. Adressez-leur une lettre dans laquelle vous précisez exactement la prestation que vous leur avez fournie et le montant correspondant.
Adoptez un ton conciliant, car il se pourrait que les clients aient oublié de régler leurs factures ou font preuve de négligence. Mentionnez aussi le numéro de la facture, la date où elle a été émise et la date d’échéance. Terminez par une formule de salutation, la plus connue et la plus utilisée est « Veuillez agréer mes salutations distinguées« .
Pour une réponse plus rapide et mieux maitriser ses encours clients, vous pourrez utiliser le téléphone au lieu d’avoir recours au courrier ou au mail. N’hésitez pas, dans ce cas, à expliquer les contraintes qu’occasionnent les retards de paiement. Néanmoins, il est toujours bien de procéder de la sorte en amont de la lettre.
Leur adresser une mise en demeure
La mise en demeure est encore appelée ultimatum ou sommation. Elle est à distinguer de la demeure de pleins droits. Plus précisément, elle met en relation un créancier et son débiteur, alors que la mise en demeure de plein droit intervient à la survenance d’un événement.
Mettre en demeure les clients qui n’ont pas encore soldé leurs factures, c’est leur donner un dernier délai de paiement. Passé celui-ci, vous pourrez introduire une action en justice. Plus précisément, la mise en demeure doit avoir lieu après la relance écrite et des propositions d’arrangement, et ce, lorsque les clients ne réagissent toujours pas.
La mise en demeure doit être envoyée sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. Tâchez de conserver un double de la missive que vous adressez. Il servira de preuve en cas de besoin. À cette étape, la loi vous permet même de réclamer des intérêts de retard à partir de l’envoi de la lettre de mise en demeure.
Leur envoyer une ordonnance d’injonction de payer
L’ordonnance d’injonction de payer est délivrée par un tribunal. Elle est automatiquement rendue exécutoire et vous pourrez alors saisir un notaire qui va procéder à la saisie des biens des clients. Il s’agit d’une procédure très rapide puisque les clients ne sont pas obligés de se présenter devant le tribunal. L’ordonnance d’injonction de payer est valable pour deux ans lorsqu’elle est adressée à un particulier. Autrement dit, une facture du 22 février 2021 qui n’a pas été payée pourra être réclamée jusqu’au 22 février 2023.
Cependant, certaines entreprises refusent d’aller à cet extrême. Elles préfèrent utiliser l’alternative qui leur est proposée à savoir le référé provision. Cette démarche vous permet de récupérer très rapidement une partie des sommes que les clients vous doivent. Dès que cette ordonnance est rendue par le tribunal et que les débiteurs ne s’acquittent toujours pas de leurs dettes, vous pourrez passer à l’étape suivante. Il s’agira alors de saisir leurs biens par un huissier afin d’être remboursé sur le prix de vente.
Penser à une assignation en paiement
L’assignation en paiement fait souvent suite au référé provision ou à l’ordonnance d’injonction de payer. En effet, vous ne devez l’utiliser que lorsque l’une ou l’autre des précédentes démarches a échoué.
L’assignation en paiement condamne vos clients à payer leurs factures en leur imposant un échéancier. Un titre exécutoire vous est envoyé, décision que vous pourrez alors notifier à vos clients. Vous pouvez même demander qu’une saisie soit effectuée sur leur patrimoine.
Cependant, gardez à l’esprit que les clients peuvent faire appel ou contester les factures pour lesquelles vous exigez un remboursement. L’assignation en paiement est recommandée pour les sommes importantes et la procédure est beaucoup plus longue que celle de l’ordonnance d’injonction de payer.
Exiger un acompte
Le versement d’un acompte est précisé sur la facture au moment où vous êtes en train d’établir un devis pour les clients. En effet, cette solution vous servira dans le futur.
L’acompte est une somme d’argent que ces derniers doivent verser avant la livraison des produits ou la réalisation des prestations. Il n’est pas une obligation morale, mais il est entré dans les mœurs et est actuellement pratiqué par plusieurs entreprises. L’acompte est compris entre 30 et 45 % du montant total de la prestation.
